Panduan
Cara Buat Minit Mesyuarat Berkualiti Dan Lengkap
Panduan Cara Buat Minit
Mesyuarat Berkualiti Dan Lengkap | Minit
Mesyuarat atau Minutes of Meeting (MoM) adalah penting dalam sesebuah mesyuarat
kerana ianya akan menjadi panduan pekerja dan orang yang hadir atau tidak untuk
mengetahui hasil keputusan sesuatu mesyuarat. Berikut disertakan cara membuat
minit mesyuarat yang berkualiti, lengkap dan mudah.
FORMAT MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat hendaklah mengandungi
perkara-perkara berikut:
1. TAJUK MINIT MESYUARAT (Catatkan nama mesyuarat)
2. BIL / TAHUN
3. TARIKH
4. MASA
5. TEMPAT
6. KEHADIRAN
6.1. Hadir Senaraikan nama ahli-ahli yang
hadir mesyuarat bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli
mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut ranking jawatan.
6.2. Hadir Bersama Senaraikan nama pegawai
yang bukan ahli tetapi diundang khas untuk menghadiri mesyuarat
berkenaan.
6.3. Tidak Hadir Bersebab Senaraikan nama
ahli-ahli mesyuarat yang tidak hadir dengan sebab.
6.4.Tidak Hadir Tanpa Sebab
Senaraikan nama ahli-ahli mesyuarat yang tidak
hadir tanpa sebab.
6.5.Urus Setia Senaraikan nama urus setia
mesyuarat.
7. CATATAN
MESYUARAT
7.1. Perutusan Pengerusi Mesyuarat
7.1.1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai
perkara-perkara penting atau arahan-arahan kerja yang telah dibangkitkan oleh
Pengerusi mesyuarat.
7.1.2. Semua catatan hendaklah diikuti dengan
nota sama ada untuk makluman atau untuk tindakan agensi atau pegawai yang
berkenaan. Contoh: Tindakan: Untuk Makluman atau Tindakan: KSPA, KSPS
7.2. Pengesahan Minit Mesyuarat Yang Lalu
Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa
pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan tertentu. Jika ada pindaan,
nyatakan pindaan berkenaan.
7.3. Perkara-Perkara Berbangkit
7.3.1. Ruangan ini mengandungi catatan
mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.
7.3.2. Tajuk utama perkara berbangkit
yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka
surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang
sama hendaklah dicatatkan.
7.3.3. Jika perkara berbangkit itu masih
memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil
tindakan.
7.4. Perbincangan Kertas Kerja / Laporan
Bulanan
7.4.1. Sekiranya ada kertas kerja utama yang
telah dibincangkan dalam mesyuarat maka ruangan ini hendaklah merekodkan
perkara berikut:
a. Tajuk kertas kerja b. Agensi / Sektor /
Unit yang menyediakan kertas kerja berkenaan.
c. Tujuan utama kertas kerja berkenaan
disediakan.
d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam
kertas kerja berkenaan.
e. Pandangan / komen ahli-ahli mesyuarat
berkenaan isu-isu yang dibangkitkan. f. Keputusan mesyuarat mengenai
isu-isu berkenaan dan tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.
7.4.2 Sekiranya ada laporan yang yang
telah dibentangkan, maka ruangan ini hendaklah merekodkan tajuk dan isi
kandungan utama laporan tersebut mengikut apa yang telah dibentangkan oleh
ahli-ahli mesyuarat.
7.5. Hal-Hal Lain Ruangan ini merekodkan
perkara-perkara lain yang berkaitan tetapi tidak termasuk dalam agenda
mesyuarat.
7.6. Penutup
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara
seperti:
7.6.1 Ucapan penghargaan dan terima kasih
Pengerusi mesyuarat.
7.6.2 Tarikh mesyuarat berikutnya
7.6.3 Catatan mengenai masa mesyuarat
tamat atau ditangguhkan.
8. URUSETIA
Catatkan nama bahagian / unit yang
bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat.
9. TARIKH
Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.
